Luego de esto la institución estaría lista para iniciar un proceso de Gestión de Conocimiento (GC). La GC constituye una serie de actividades y procedimientos que la convierten en algo complejo, principalmente si consideramos el cambio cultural que se debe experimentar. Como un inicio y experimento de lo que podrá hacerse en el futuro inmediato, la BSI lleva adelante un incipiente proceso de este tipo, lo que nos permitirá inscribirnos en lo que se ha dado en llamar Biblioteca 2.0.
El Blog "Atomos y bits"
Hace cerca de un año, se comenzó a publicar el Blog de la Biblioteca, el cual titulamos "Atomos y bits" como una señal de la identificación de la BSI con los cambios tecnológicos y culturales a los que se enfrentan nuestras disciplinas y el mundo. Este blog se planteó como objetivos dar a conocer las actividades de la BSI a la comunidad universitaria, difundirlas entre colegas del país y del exterior, informar sobre novedades en los campos de la Bibliotecología, la Archivística, la Documentación, Internet y las tecnologías de información y comunicación y, en alguna medida, formar a nuestros usuarios en estos temas. Además, tomando en cuenta la especialidad en ciencias agronómicas, medio ambiente y recursos naturales de la Universidad, también publicamos temas afines. Consideramos que en este plazo los objetivos han sido cumplidos satisfactoriamente, apoyados en las estadísticas que se muestran abajo. El mapa muestra en tiempo real las regiones desde las que ha sido leído nuestro blog.
Abril y mayo han sido los meses de mayor consulta, siguiendo la tendencia en el incremento de visitas que se ha experimentado.
Hace algunos días se pasó una encuesta entre la comunidad universitaria a fin de conocer el interés por el blog y por seguirlo leyendo y visitando. El 27% lo lee como parte de su rutina, sin necesidad de ser notificado sobre las nuevas entradas, y el 76% desea seguir recibiendo las notificaciones para leerlo.
Un poco más difícil ha resultado obtener comentarios respecto a lo que se publica. La mayoría de los que se envían llegan al correo electrónico mostrado en el blog. Aunque pocos, hemos comenzado a recibir comentarios por medio de la opción que para este fin se ofrece en el blog.
Los blogs como herramienta de Gestión de Conocimiento en la BSI
Hace algunas semanas se ha iniciado el uso de blogs a nivel interno para la captura y distribución del conocimiento que posee la BSI. De momento, este conocimiento está contenido en manuales, procesos e instructivos. También se ha promovido la utilización de los blogs para la captura y discusión de ideas por parte de todo el personal. Hay un blog principal utilizado para informar sobre asuntos generales acerca del proceso, como por ejemplo las instrucciones que deben seguirse para subir documentos.
Cada Unidad de Trabajo posee su blog, el cual es accesado desde el blog principal. En estos blogs particulares se colocan procedimientos e instrucciones a seguir ante diversas circunstancias. De esta forma, todo el personal tiene acceso a esta información de una forma cómoda y rápida si en algún momento requiere atender algún imprevisto que no esté dentro de sus actividades cotidianas. Por ejemplo, la Unidad de Servicios ha colocado los procedimientos para el cobro de multas en el sistema automatizado y para la eliminación de los mensajes advirtiendo de la morosidad de los usuarios, entre otros. La Unidad de Administración y Secretaría ha colocado los objetivos de la BSI, la guía de servicios y las actas de las reuniones de personal. La Unidad de Referencia ha colocado información sobre el préstamo interbibliotecario, específicamente la lista de las instituciones con las que se mantiene convenio y el reglamento correspondiente.
También se espera que en el corto plazo el personal de la BSI adopte estas herramientas como un medio para capturar ideas, compartirlas y discutirlas; compartir lecciones aprendidas positivas o negativas; colocar comentarios sobre lecturas, libros, artículos que enriquezcan el desarrollo profesional de todo el personal; colocar y discutir temas de actualidad y materiales producto de la participación en reuniones, conferencias, cursos, etc.
A nivel institucional hay unidades que se muestran interesadas en utilizar estas herramientas, por ejemplo la Oficina de Administración Académica, con la que se comenzará a trabajar para la construcción de algo similar.
El camino apenas empieza y falta mucho por conocer y experimentar. Estamos utilizando tan solo una de las herramientas disponibles para cumplir los objetivos que nos hemos propuesto. Sin duda, la parte más difícil será el cambio cultural que habrá que impulsar en la BSI y en la institución en general, para ser capaces de construir conocimiento en forma colaborativa por medio de las llamadas "redes sociales". El fin último es convertir a la BSI y a la institución en organizaciones que aprenden.
Carlos E. Granados Molina
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